Tietosuojaseloste

Henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 20.5.2018.

Rekisterinpitäjä

Winter Warrior Finland
Y-tunnus 2034231-5
Laulunmaankatu 10 B 8, 33800 Tampere
info@winterwarrior.fi

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Maria Christensen

Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään yrityksen asiakkaiden sekä yrityksen järjestämien kilpailujen osallistujien, vapaaehtoisten ja muiden yhteistyökumppanien henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Rekisterinpitäjä käyttää kerättyjä henkilötietoja erilaisiin asiakassuhteen hoitamisen kannalta tarpeellisiin toimenpiteisiin, kuten kilpailujen järjestämiseen asianmukaisesti sekä tilattujen tuotteiden tai palveluiden toimittamiseen. Kerättyjä tietoja voidaan lisäksi käyttää yhteydenpitoon, asiakassuhteen ylläpitoon ja markkinointiin. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn omaan suostumukseen, sopimukseen tuotteen tai palvelun toimittamisesta (kuten oheistuotteen tai uutiskirjeen tilaaminen) tai oikeutettuun etuun käsitellä tietoja asiakas- tai muun yhteistyösuhteen muodostavan toimenpiteen seurauksena (kuten ilmoittautuminen tapahtumaan).

Kilpailuun ilmoittautumisen yhteydessä mahdollisesti annettavien terveystietojen käsittely sekä osallistujaluetteloiden, kuvien ja tulosten julkaisu perustuu Rekisteröidyn omaan suostumukseen. Rekisterinpitäjä voi myös käyttää kerättyjä henkilötietoja markkinointiin ja mainontaan ja muihin kaupallisiin toimenpiteisiin. Henkilötietojen käsittely kaupallisiin käyttötarkoituksiin perustuu sähköisen suoramarkkinoinnin osalta Rekisteröidyn suostumukseen.

Rekisterin tietosisältö

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja vain niiltä osin, kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Kerättävät henkilötiedot ja niiden käsittelyn laajuus vaihtelevat riippuen Rekisterinpitäjän ja Rekisteröidyn välisestä suhteesta ja  annetuista luvista.

Asiakas- ja osallistujatiedot

Tiedot kerätään Rekisteröidyltä hänen ilmoittautuessaan tapahtumaan kilpailijaksi, vapaaehtoiseksi tai yhteistyökumppaniksi, tai myöhemmin. Tiedojen kerääminen voi tapahtua sähkösellä ilmoittautumislomakkeella, sähköpostin tai puhelimen välityksellä tai tapahtuman yhteydessä paperilomakkeella. Tietyissä tilanteissa tiedot voi myös antaa Rekisteröidyn sijaan hänen valtuuttamansa henkilö, esimerkiksi ryhmän yhteyshenkilö. Tällöin yhteyshenkilö vastaa siitä, että Rekisteröity on antanut tarvittavat luvat tietojen tallentamiseksi.

Alla mainituista henkilötietoryhmistä kerätään kulloinkin tarpeelliset tiedot. Osa tiedoista voi olla vapaaehtoisia.

  • Perustiedot, kuten nimi
  • Yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • Tarkemmat henkilötiedot, kuten syntymäaika, sukupuoli, kansallisuus
  • Osallistumiseen liittyvät tiedot, kuten sarja, lempinimi, joukkueen nimi
  • Turvallisuuteen liittyvät lisätiedot, kuten hätäyhteystiedot ja terveystiedot
  • Lupa- ja hyväksyntätiedot, kuten sääntöjen hyväksyminen, markkinointilupa
  • Mahdolliset Rekisteröidyn vapaaehtoisesti antamat muut lisätiedot

Tilaustiedot

Tilaustietoja kerätään Rekisteröidyn tehdessä ostoksia, varauksia tai ilmoittautumisia verkkopalvelussa tai sähköpostitse, puhelimitse tai henkilökohtaisesti.

  • Tieto tilauksen tekotavasta
  • Maksuun ja toimitukseen liittyvät tiedot
  • Tilauksen sisältö ja mahdolliset muutokset

Osallistumiseen liittyvät tiedot

Tapahtumaan osallistumisen yhteydessä kerätään esimerkiksi seuraavia tietoja:

  • Tiedot osallistumisesta ja osallistumisajankohdista tapahtumaan ja tapahtuman yhteydessä järjestettävään oheistoimintaan.
  • Kilpailusuoritukseen littyvät tiedot ja suoritusajat
  • Tapahtumasta ja osallistujista tapahtuman aikana otettavat kuvat ja videot, joihin voidaan yhdistää tieto osallistujasta

Verkkopalveluiden käyttötiedot

Verkkopalveluiden käytöstä kerätään tietoja Rekisteröidyn käyttäessä verkkopalvelua. Kerättäviä tietoja ovat esimerkiksi:

  • käytettävästä laitteesta tai sovelluksesta kerättävät tiedot, kuten selainversio, laitetyyppi, ruudun koko ja ip-osoite
  • tiedot verkkopalveluiden käytöstä, kuten tiedot sivulatauksista, palvelussa vietetystä ajasta ja palvelussa liikkumisesta

Verkkopalveluiden käyttäjät voidaan tunnistaa esimerkiksi yhteisöliitännäisten, sähköpostiviestissä olevan tunnisteen perusteella tai ilmoittaumisen yhteydessä käyttäjän antamien tietojen perusteella.

Henkilötietojen jakaminen ja luovuttaminen

Kilpailujen osallistumistiedot ja tulokset ovat julkisia. Osallistujien henkilötiedoista julkisia ovat nimi ja kansallisuus.  Ilmoittautumisen yhteydessä annettuja henkilökohtaisia tietoja voidaan myös  käyttää  tapahtuman ja yhteistyökumppanien markkinointitarkoituksiin. Rekisterinpitäjä ei kuitenkaan ilman erillista lupaa luovuta henkilökohtaisia tietoja kolmansille osapuolille, ellei soveltuva lainsäädäntö siihen velvoita tai ellei se ole välttämätöntä Rekisterinpitäjän tai Rekisteröidyn oikeuksien tai turvallisuuden toteuttamiseksi.

Tapahtumasta ja osallistujista tapahtuman aikana otettujen kuvien ja videoiden oikeudet kuuluvat Winter Warrior Finlandille. Niitä voidaan käyttää erikseen ilmoittamatta ilman korvausta myös markkinointitarkoituksiin.

Rekisterinpitäjä saattaa käyttää muita kolmansien osapuolten palveluita henkilötietojen käsittelyyn. Tällaisissa tapauksissa Rekisterinpitäjä varmistaa henkilötietojen lainmukaisen käsittelyn sopimusjärjestelyin sekä kolmannelle osapuolelle annettavin ohjeistuksin.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan www-lomakkeiden kautta lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Henkilötietojen siirtäminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle, eikä henkilötietoja muutoinkaan käsitellä EU/ETA-alueen ulkopuolella. Mikäli tietoja poikkeuksellisesti siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, tietoja käsitellään tämän tietosuojaselosteen ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Evästeet

Kävijän tietokoneelle voidaan ajoittain siirtää ns. evästeitä (”cookies”). Evästeillä voidaan kerätä tietoja esimerkiksi miltä sivulta olet siirtynyt osoitteeseen, mitä www-sivujamme olet selannut ja milloin, mitä selainta käytät, mikä on näyttösi resoluutio ja käyttöjärjestelmä, sekä mikä on tietokoneesi IP -osoite eli mistä Internet -osoitteesta lähettämäsi tiedot tulevat ja minne ne vastaanotetaan.

Evästetietojen avulla Palvelun kävijämääriä voidaan seurata Rekisterinpitäjän toimesta sekä analysoida ja kehittää kävijöitä paremmin palvelevaksi.

Kävijällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia siten, että selain ei salli evästeiden tallentamista. Kävijä hyväksyy, että joidenkin palveluiden osalta evästeiden käytön estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa palvelun toiminnallisuuteen.

Sijaintitietojen kerääminen ja käyttö

Rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti kerää tai käytä Rekisteröityjen tarkkoja sijaintitietoja. Verkkopalveluita käytettäessä tallennetaan kuitenkin käyttäjän ip-osoite, joka voidaan yhdistää maantieteelliseen sijaintiin. Lisäksi esimerkiksi tapahtumien yhteydessä tallennetaan tietoja, jotka voidaan yhdistää tiettyyn sijaintiin.

Henkilötietojen säilyttäminen

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja niin kauan, kuin on tarpeellista tietojen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. Voimassa oleva kirjanpito- tai muu pakottava lainsäädäntö voi kuitenkin velvoittaa Rekisterinpitäjän säilyttämään tietoja tätä pidempään. Tällaisissa tilanteissa noudatetaan lainsäädännön määrittämiä säilytysaikoja.

Rekisterin suojaus

Rekisterinpitäjä huolehtii henkilötietojen tietoturvallisesta käsittelystä asianmukaisin fyysisin ja teknisin tietoturvatoimenpitein suojatakseen tietoja katoamiselta, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja oikeudettomalta käytöltä ja luovutukselta. Rekisterinpitäjä pyrkii tietoturvalliseen henkilötietojen käsittelyyn esimerkiksi rajaamalla pääsyn henkilötietoihin ja varmistamalla, että henkilötietoja käytetään annettujen ohjeiden, sopimusten ja lainsäädännön mukaisesti.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa sekä oikeus tarkistaa ja korjata itseään koskevia henkilötietoja. Lisäksi Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista niiltä osin, kuin se on muun lainsäädännön puitteissa mahdollista. Rekisteröidyllä on oikeus myös siirtää itseään koskevat henkilötiedot toiselle Rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää suoramarkkinointi sekä vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Näiden oikeuksien käyttöä koskevat pyynnöt tulee esittää Rekisterinpitäjälle tässä tietosuojaselosteessa annettujen yhteystietojen mukaisesti.  Tietojen luovutuksen yhteydessä henkilöllisyys on todistettava.